山东丝绸纺织职业学院公文处理办法 （鲁丝院字〔2012〕46号 2012-11-28）

（鲁丝院字〔2012〕46号  2012-11-28）

第一章  总  则

第一条  为使学院公文处理工作科学化、规范化、制度化，进一步提高公文质量和办文效率，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学院实际情况，制定本办法。

第二条  公文处理是指公文的制办、管理、归档等相互关联、衔接有序的工作。学院公文处理包括发文处理和收文处理两部分内容。主要任务是：公文的起草、校核、签发、印制，公文的办理和传递，公文的管理，公文的立卷与归档，公文保密等。

第三条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，公文处理必须符合国家法律、法规，执行保密规定和其它相关要求，做到准确、及时、安全。

第四条  党政办公室是学院公文处理的管理机构，并负责指导院内各部门的公文处理工作。

第五条  校内发文采取计算机网上传输，实行无纸办公。

第二章  公文种类

第六条  学院常用公文的种类有：

（一）决议

适用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行事项。

（二）决定  

适用于对重要事项或者重大行动作出安排。

（三）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知  

适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，传达需要我院各部门办理、执行或周知的事项，发布规章，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（六）请示

适用于向上级机关或部门请求指示、批准。

（七）报告

适用于向上级机关或部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复询问。

（八）批复

适用于答复下级部门的请示事项。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件说明、附件、发文单位署名、印章、成文日期、附注、抄送单位（部门）、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。秘密公文应按密级划分规定，注明“机密”、“秘密”字样和保密期限，“机密”公文应标明份数序号。一般情况下，公文无须标明。

（三）紧急程度。紧急公文应根据重要程度、时限要求标明“特急”、“加急”或“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于密级之下。一般情况下，公文无须标明。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由学院代字、职能代字、年度和序号组成，标记于版头下方居中或左下方位置。譬如院党委文件的发文字号为“鲁丝院党字〔2011〕15号”，其中“鲁丝院”为学院代字，“党字”为职能代字，“2011”为年度，“15”为序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

学院主要发文字号有：鲁丝院党字、鲁丝院党办、鲁丝院字、鲁丝院办、鲁丝院人字、鲁丝院聘字、鲁丝院学字、鲁丝院团字、鲁丝院工字、鲁丝院教字、鲁丝院妇字。

学院红头文件的发文字号，下行文标注在横线之上中间位置，上行文居左空1字标注于横线左上方。职能部门启用发文字号须报党政办公室秘书科审核备案。

（六）签发人。上行文应当在发文字号右侧注明签发人，发文字号适度左移；联合上报的公文，应注明主办机关签发人。下行文不标注签发人。

（七）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，在红色反线下空1行。公文标题中除法规、规章名称及引用文件名称等加书名号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排列，回行时，要注意词义完整，排列对称。

（八）主送单位（部门）。主送单位或部门名称应当用全称或者规范化简称、统称，写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。

（九）正文。正文是公文的主体，用来表述公文的内容。正文位于标题或者主送机关下1行，每自然段起头空2个字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（十）附件说明。公文如有附件，应在正文主体下空1行、左空2字，按顺序注明附件名称（如“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。附件一般不盖印章。

（十二）落款。包括发文单位署名、印章和成文日期。发文单位署名或印章必须与发文版头一致。

1.成文日期一般以签发日期为准，特殊情况署印发日期。署发文机关名称，以阿拉伯数字标注年、月、日，位于正文的右下方，右空4字。

2.在网上发布的普发性公文不盖印章；纸质公文必须加盖印章。

（十三）附注。公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识成文时间下1行。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十四）抄送单位（部门）。除主送单位或部门外需要告知公文内容的其他单位（部门）。应使用全称或规范化简称、统称，标注于印制版记上方。

（十五）印制版记。一般由公文印发单位名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

（十六）公文文字从左至右横写、横排。标题用２号宋体字，正文用3号仿宋体。公文用纸幅面采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米），特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。左侧装订，双面印刷，单页码居右空l字，双页码居左空1字。每面22行，每行28字。页面尺寸参照上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26 mm。

第四章   行文规则

第八条  行文应当确有必要，注重效用。严格控制以院党委和院行政名义的发文。属于涉及学院全局性、方针政策性和重大问题的公文，以党委或行政名义行文。

第九条  行文关系应当按照各自隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。对自己的上级单位要用上行文，对自己所属的下级单位要用下行文，对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。

第十条  学院内设机构除党政办公室外一般不得对外正式行文。内设机构对外联系工作，可由党政办公室以函的形式办理。

第十一条  属于各部门、系内部业务工作和职权范围内的事项，各部门可自行发文、管理，加盖部门印章。并抄送相关领导和部门，报党政办公室登记。

第十二条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学院党政办公室应当责令纠正或撤消。

第十三条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

第五章  公文拟制

第十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条  学院的综合性公文，由党政办公室拟稿或者由党政办公室会同有关部门共同拟稿。凡属职能处室业务性、专业性公文，由职能处室拟稿。公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范化缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）公文涉及其他部门职权范围事项的，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（九）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

第十六条  核稿。拟稿人应当通过OA（办公自动化系统）清楚填写“拟文稿纸”有关要素，由本部门负责人核稿签字。主办部门负责人审核的重点是：是否符合国家的法律法规、方针政策及学院有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法；是否需要其它部门会签。

第十七条  会签。会签由会签部门负责人完成。会签重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会签部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。

第十八条  审核。凡学院拟印发的公文，须经党政办公室秘书科审核。党政办公室秘书初审签字后，由党政办公室主任审核签字。

审核重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它单位会签；是否与学院已有的规章、政策相一致；是否需要经学院党委会或院务办公会研究决定。

（一）拟申请上会（党委会、院务办公会）讨论的拟文稿，拟稿人要于会前2个工作日通过OA填写“上会材料申请单”。

（二）审稿时，一般性文字上的修改，由审稿人进行修改即可；若修改量大或属原则性问题及具体业务问题的修改，审稿人可提出修改意见，退回修改或与拟稿人共同修改。修改后的文稿须经审稿人重新审核。除特殊情况外，未经审核的文稿不得送院领导签发。

第十九条  传阅。党政办公室主任审核后，党政办公室秘书科发送分管领导签署意见，根据相关意见提请领导传阅。

第二十条  签发。由党政办公室秘书科根据公文性质送呈相关领导签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表公文拟办部门对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：

（一）学院综合性、全局性的重要党委、行政文件，分别由党委书记、院长签发。

    （二）会议纪要由会议主持人签发。

（三）在分管领导职责权限之内的单项工作的文件，由分管院领导签发；涉及多位院领导分管工作的文件，由相关院领导共同审核，由文件主办部门的分管院领导签发。

（四）与教学有关的学生处分文件，如对考试作弊、欠学分超过一定限度学生的处分文件，由分管教学工作的院领导签发；其他违反校规校纪学生的处分文件，由分管学生工作的院领导签发。

（五）签发人应在签发意见栏中写明签发意见。只签姓名，视为同意。

（六）学院领导若对公文提出停发、缓发处理意见，党政办公室秘书科负责向主办部门解释反馈。

第二十一条  未经党政办公室审核的、不按照程序报送的公文文稿不予受理，退有关部门按照程序办理。

第二十二条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

一、 公文办理

 第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文办理由党政办公室秘书科负责。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。院内任何部门收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，须送党政办公室秘书科登记办理，不得直接签批或传阅。秘书科对收到的公文进行逐件清点签收。

（二）登记。按照收文时间编号，将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在文件处理单上逐项进行登记。来文登记时间一般不超过12小时。

（三）批办。编号、登记后的来文，要在24小时内送党政办公室主任提出拟办意见，报有关领导批办。批办时间一般不超过2个工作日。

（四）承办。已批办的文件须按领导批示交由主办部门承办。承办时间一般不超过1周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的由秘书科向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办部门应及时、主动与协办部门协商办理。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照学院领导职务排序从前往后传阅。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。在文件传递过程中，要按有关规定做好保密工作，防止出现文件丢失及泄密现象，并要注意始终保持文件的完整性。

（六）催办。公文转办后要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。对紧急公文或者重要公文应及时催办，并向有关领导反馈办理情况。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学院领导签批的公文，印发前党政办公室秘书科应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数，登记公文标题、密级和保密期限、成文日期等信息。

（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。拟稿部门负校对责任，文印部门负缮印和保密责任。

（四）核发。文印室将文件装订后，交核稿秘书浏览翻校，无误后具印发送。学院文件原则上在OA发布，按规定份数和发送范围发送必要的纸质文件。送校外的请示、重要报告须用挂号信发出或专人报送。

第二十六条  整理归档。校外文件办理完毕，承办部门应将文件办理过程中形成的资料一并退回秘书科分类保管；学院发文由秘书科整理存档。年终按档案管理规定转档案室立卷归档。

第二十七条  公开印发的公文，可以张贴、上网，自行翻印。涉密公文应通过机要室机要员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十八条  学院公文在网上发布后，各部门要及时在网上查阅，并按程序办理，组织传达并贯彻落实。

第七章  公文管理

第二十九条  公文由党政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，党政办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。

第三十一条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十二条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党政办公室主任批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第三十三条  工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条  新设立部门应向党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文部门，合并或者撤销时，相应进行调整。

  第八章  附  则

第三十五条  本办法自本办法自2013年1月1日起施行，原文件同时废止。

第三十六条  本办法由党政办公室负责解释。

二〇一二年十一月二十八日